Risposta Sollecito Pagamento Fattura Già Pagata – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di risposta a un sollecito di pagamento per una fattura già pagata è un documento formale tramite il quale l’emittente informa il destinatario che la contestazione riguardo al mancato pagamento della fattura è infondata in quanto la fattura in questione è stata già regolarmente saldata.

Come scrivere una risposta a sollecito pagamento fattura già pagata

La prima cosa da fare è verificare con precisione i dati: numero e data della fattura, scadenza, importo, eventuali note di credito, riferimenti d’ordine o DDT/SAL collegati, data del pagamento, mezzo utilizzato e prova dell’operazione (ricevuta bonifico, CRO/ID transazione, estratto conto con valuta di addebito). Se il pagamento è stato disposto da poco, considera i tempi bancari e l’eventuale differenza tra data di disposizione e data di accredito; se è un pagamento transfrontaliero o via piattaforme, controlla che l’IBAN o il beneficiario coincidano con quelli in fattura e annota l’ID univoco dell’operazione. In molti casi il sollecito nasce da una riconciliazione incompleta: un bonifico con causale generica, un importo che comprende più fatture senza dettaglio, una fattura duplicata o registrata con codice cliente errato. Avere sotto mano queste informazioni ti permette di rispondere in modo puntuale e di chiudere rapidamente la pratica.

La risposta dovrebbe viaggiare su un canale tracciabile e adeguato al mittente, preferibilmente PEC in Italia o, se non disponibile, e-mail che lasci prova di invio e ricezione. Mantieni un tono fermo e collaborativo: indica nell’oggetto che stai rispondendo al sollecito relativo alla fattura con numero e data; nelle prime righe richiama la comunicazione ricevuta con la data e dichiara subito che il pagamento è stato eseguito, specificando la data valuta, l’importo, il mezzo e gli estremi bancari o transazionali. Allegare la ricevuta di pagamento o uno stralcio di estratto conto che evidenzi l’operazione è utile; se la contabile non mostra chiaramente la riconciliazione alla singola fattura, spiega la causale utilizzata e, se il bonifico copriva più documenti, elenca nella stessa frase i numeri interessati per facilitare l’abbinamento. È opportuno chiedere espressamente l’aggiornamento dell’estratto partitario, l’archiviazione della posizione e l’invio di una conferma di chiusura o quietanza, precisando che eventuali solleciti automatici generati nel frattempo possono essere ignorati.

Se nel sollecito compaiono interessi di mora, penali o spese di recupero calcolati dopo la data del tuo pagamento, chiarisci con garbo che non sono dovuti perché l’obbligazione è stata adempiuta e che il ritardo di registrazione è interno al creditore; se avevi concordato una proroga di scadenza o un piano di pagamento, ricordane per iscritto i termini e allega la mail di accordo. Quando ritieni che il sollecito sia frutto di duplicazione della fattura o di un errore di emissione, domanda la verifica e, se necessario, la cancellazione del duplicato o l’emissione di una nota di credito di storno. Se il pagamento è stato inviato a un IBAN aggiornato su richiesta del fornitore, specifica il cambio di coordinate e allega l’autorizzazione o la comunicazione con cui il creditore ti ha fornito i nuovi dati, così da evitare sospetti di pagamento a soggetto non autorizzato. Se il pagamento è stato effettuato da terzi per tuo conto (ad esempio una capogruppo o un service), chiarisci l’intestazione del conto e il collegamento con la tua posizione per aiutare la riconciliazione.

Nella stessa comunicazione puoi chiedere che ulteriori contatti avvengano per iscritto all’indirizzo indicato e che, in attesa dell’allineamento amministrativo, siano sospese eventuali attività di recupero o segnalazioni automatiche: non è un irrigidimento, è un accorgimento per evitare disguidi. Se il fornitore utilizza un portale fatture o un EDI, carica anche lì la ricevuta e apri un ticket indicando gli estremi, perché spesso la chiusura automatica parte da quel canale. Se, nonostante la prova allegata, il creditore continua a sollecitare, replica una seconda volta su canale tracciabile chiedendo il dettaglio del partitario e dello “scaduto” al fine di riconciliare insieme; se emergono accrediti non attribuiti, offriti di integrare la causale o di inviare un prospetto di matching che colleghi ogni pagamento alle fatture coperte. In scenari rari ma possibili, come furti di identità o IBAN spoofing, agisci con la massima trasparenza: segnala subito la possibile frode, allega la documentazione bancaria e, se necessario, la denuncia, così da collaborare alla ricostruzione tecnica e non subire pretese indebitamente reiterate.

Esempi di Risposta sollecito pagamento fattura già pagata

Ecco alcuni modelli di risposta sollecito pagamento fattura già pagata da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Pagamento già eseguito (bonifico)

Oggetto: Riscontro al sollecito su fattura n. ____________ del ____________ – pagamento eseguito

Spett.le ____________,
in riferimento al vostro sollecito del ____________ relativo alla fattura n. ____________ per € ____________, confermo che il pagamento è stato effettuato in data ____________ tramite ____________ (CRO/ID transazione ____________, IBAN beneficiario ____________).
Allego la ricevuta/contabile bancaria e uno stralcio dell’estratto conto con valuta di addebito. Vi chiedo di aggiornare l’estratto partitario e di confermare l’archiviazione della posizione; eventuali solleciti automatici inviati nel frattempo possono essere ignorati.
Resto a disposizione per ogni ulteriore chiarimento amministrativo.

Cordiali saluti

PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento del ____________; estratto conto (se utile)

Modello 2 — Pagamento cumulativo che copre più fatture (chiarimento causale)

Oggetto: Riscontro al sollecito – pagamento cumulativo a saldo fatture ____________

Spett.le ____________,
il sollecito del ____________ per la fattura n. ____________ (€ ____________) sembra dipendere da una riconciliazione incompleta. Il ____________ abbiamo disposto un bonifico cumulativo di € ____________ a saldo delle fatture n. ____________, n. ____________, n. ____________ (CRO/ID ____________, causale “Saldo fatt. ____________/cliente ____________”).
Allego la contabile e il prospetto di matching che collega importi e documenti; vi invito a registrare l’incasso anche sulla fattura n. ____________ e a confermare la chiusura della pratica.

Distinti saluti

PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta bonifico; prospetto di riconciliazione

Modello 3 — Sollecito con interessi/spese non dovuti per ritardo di registrazione

Oggetto: Riscontro sollecito fattura n. ____________ – pagamento già effettuato e richiesta storno accessori

Spett.le ____________,
con riferimento al vostro sollecito del ____________ per la fattura n. ____________, segnalo che l’importo è stato pagato in data ____________ (CRO/ID ____________). Alla luce di ciò, gli interessi/spese indicati nel sollecito non risultano dovuti, trattandosi di ritardo di registrazione interna.
Vi chiedo di aggiornare i vostri archivi, di stornare gli accessori e di confermare per iscritto l’archiviazione della posizione. In allegato trovate la contabile bancaria.

Cordiali saluti

PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento del ____________

Modello 4 — Pagamento eseguito via portale/EDI (richiesta aggiornamento stato)

Oggetto: Riscontro al sollecito – fattura n. ____________ pagata e quietanzata su portale ____________

Spett.le ____________,
la fattura n. ____________ risulta pagata in data ____________ attraverso il portale ____________ (transazione/ID ordine ____________). Ho caricato su portale la quietanza in data ____________; allego comunque la ricevuta.
Vi chiedo di aggiornare lo stato della fattura su ____________ a “pagata/quietanzata” e di confermare l’archiviazione, così da evitare l’invio di ulteriori promemoria automatici.

Grazie e cordiali saluti

PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: quietanza/receipt scaricata dal portale

Modello 5 — Pagamento eseguito da terzi o con coordinate aggiornate (riconciliazione)

Oggetto: Riscontro al sollecito su fattura n. ____________ – pagamento eseguito da ____________/nuove coordinate

Spett.le ____________,
il pagamento della fattura n. ____________ (€ ____________) è stato eseguito in data ____________ dal conto intestato a ____________ per nostro conto, come concordato, verso l’IBAN ____________ comunicato con vostra nota del ____________ (in allegato). Estremi operazione: CRO/ID ____________.
Probabilmente la differente intestazione/il recente cambio IBAN ha impedito la corretta associazione; vi chiedo di riconciliare l’incasso e confermare la chiusura della posizione. Allego contabile e la vostra comunicazione di aggiornamento coordinate.

Distinti saluti

PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento; comunicazione cambio IBAN del ____________

Fac Simile Lettera di Risposta a Sollecito Pagamento Fattura già Pagata Word

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