Sollecito Invio Materiale – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito invio materiale è un tipo di comunicazione formale che viene utilizzata principalmente nel contesto professionale o commerciale. Questa lettera viene spedita allo scopo di richiedere la spedizione o la consegna di materiali o documenti che sono stati precedentemente accordati ma che non sono stati ancora forniti entro i termini concordati.

Nella stesura di una lettera di sollecito, l’accento viene posto sull’importanza dell’oggetto mancante per il processo o l’attività in corso del richiedente. Si tratta di un promemoria, spesso cortese e diretto, che serve a ricordare al destinatario dell’impegno preso e delle possibili conseguenze causate dal ritardo. Tradizionalmente, questo tipo di lettera segue una o più comunicazioni precedenti, come ordini di acquisto o contratti, che dettagliano l’accordo originale riguardo la fornitura del materiale in questione.

Come scrivere un sollecito di invio materiale

Il punto di partenza è sempre il contratto o l’ordine accettato: da lì discendono cosa deve essere inviato, in che quantità o formato, con che standard qualitativi, entro quando, a quale indirizzo fisico o telematico, e con quali documenti di accompagnamento. Se si tratta di materiale fisico, contano resa e responsabilità (ad es. Incoterms, DDT, imballaggi, assicurazione, dogana). Se si tratta di materiale digitale o documentale, contano i formati richiesti, l’eventuale firma digitale, i metadati e il canale sicuro di trasmissione (PEC, SFTP, portale dedicato). In assenza di un termine espresso, l’invio deve comunque avvenire entro un lasso di tempo ragionevole, tenendo conto della natura della fornitura e degli usi di settore.

Il sollecito deve “fotografare” il ritardo e rimuovere ogni alibi operativo. Indica con precisione le parti e l’ordine/contratto, descrivi il materiale atteso con riferimenti chiave (codici, versioni, lotti, formati), richiama il termine di consegna scaduto o imminente, conferma il luogo/canale corretto di recapito e ribadisci di essere pronto a ricevere (finestre di scarico, credenziali attive, referenti). Fissa un nuovo termine breve e realistico per l’invio e chiedi conferma di presa in carico, tracking/spedizione per i beni fisici oppure ricevuta tecnica di upload o accettazione per i materiali digitali. Se la consegna richiede documenti accessori (packing list, certificazioni, manuali, distinta base, dichiarazioni di conformità, checksum, hash), esplicitali: senza accessori, la consegna può essere giuridicamente incompleta.

Un primo richiamo può viaggiare via e-mail per rapidità, ma quando il ritardo supera la tolleranza contrattuale conviene usare un canale tracciabile che dia data certa: PEC o raccomandata A/R per i rapporti nazionali, courier con prova di consegna per l’estero, oppure notifica sul portale contrattuale se previsto. Per i materiali digitali, la ricevuta di accettazione su portale, l’hash del file e i log di upload sono prova preziosa. Conserva ordine, conferme, scambi, solleciti e ricevute: serviranno se dovrai applicare penali, chiedere danni o risolvere.

Se il fornitore invoca indisponibilità, backorder, problemi di produzione, blocchi doganali o forza maggiore, chiedi evidenza documentale (evento, durata, impatto) e un cronoprogramma aggiornato. Le difficoltà generiche non giustificano sospensioni indefinite: salvo patti diversi, il fornitore deve adottare misure ragionevoli per minimizzare il ritardo (spedizioni parziali, vettori alternativi, priorità sui lotti critici). In catene complesse, segnalare nel sollecito i riflessi a valle (penali dei tuoi clienti, fermo linea) può facilitare una consegna prioritaria o parziale concordata.

Se il sollecito “soft” non funziona, il passo naturale è una diffida ad adempiere con termine congruo e avvertenza che, se inutilmente trascorso, il contratto si intenderà risolto per inadempimento, fatti salvi danni e penali. In alternativa o in parallelo, puoi chiedere l’adempimento in forma specifica (consegna coattiva) quando il materiale è fungibile e reperibile. Se il contratto prevede penali per ritardo, richiamale chiaramente nel sollecito e quantificale; il pagamento della penale non esclude la richiesta di maggior danno se documentata (es. costi extra di trasporto urgente, acquisti sostitutivi più onerosi, fermo impianto). È legittimo sospendere o compensare pagamenti collegati alla consegna quando ciò sia previsto dai patti o giustificato dalla buona fede esecutiva, lasciando comunque flussi per la parte non contestata.

Per licenze, file sorgente, deliverable software, disegni CAD, distinte tecniche o report certificativi, indica chiaramente versione, standard e formato richiesti, nonché il canale sicuro (PEC, SFTP, vault documentale). Richiedi checksum o firma digitale per garantire integrità; se l’invio comprende segreti commerciali o dati personali, ribadisci l’obbligo di usare canali cifrati e il rispetto dell’NDA/GDPR, anche con password inviata su canale separato. In mancanza di conformità tecnica, considera la consegna come non avvenuta ai fini contrattuali.

Mantieni un tono fermo ma collaborativo, proponi una finestra concreta per l’adempimento e, se utile, una consegna parziale prioritaria con cronoprogramma vincolante per il saldo. Allinea fin da subito chi fa cosa (chi prenota il vettore, chi sdogana, chi assicura, chi carica sul portale). Se concordi deroghe temporanee (imballo diverso, scalo intermedio, formato alternativo), mettile per iscritto nel sollecito di risposta per evitare ambiguità future.

I diritti dalla vendita si prescrivono in via generale in dieci anni, ma le azioni per vizi/difformità hanno termini molto più stretti: valuta se il ritardo impatta anche sugli obblighi di collaudo o sui termini di denuncia dei vizi. Chiedi che il fornitore alleghi certificazioni e dichiarazioni necessarie per chiudere positivamente l’accettazione, altrimenti la consegna resta incompleta e i termini non decorrono correttamente.

Esempi di solleciti di invio materiale

Ecco alcuni modelli di sollecito di invio materiale da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Primo sollecito cordiale (materiale fisico B2B)

Oggetto: Sollecito invio materiale – Ordine n. ____________ del ____________

Spett.le ____________,
con riferimento all’Ordine n. ____________ del ____________, relativo a ____________ (codici/prodotti ____________, quantità ____________), la consegna prevista per il ____________ non risulta ancora effettuata. Vi invitiamo a procedere alla spedizione entro il ____________ con consegna presso ____________, allegando DDT, packing list e certificazioni richieste da contratto.
Restiamo in attesa di conferma di presa in carico e di tracking del vettore a ____________.

Cordiali saluti

Ufficio Acquisti/Logistica – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 2 — Sollecito formale con resa/Incoterms e penali

Oggetto: Sollecito formale invio materiale – Ordine n. ____________ – resa ____________ (Incoterms 2020)

Spett.le ____________,
per l’Ordine n. ____________ del ____________ (materiale ____________, quantità ____________), con resa ____________ Incoterms 2020 e consegna prevista al ____________ presso ____________, vi sollecitiamo a spedire entro e non oltre il ____________. Ai sensi del contratto, in caso di ritardo è dovuta la penale pari a ____________ per giorno/settimana, fatti salvi i maggiori danni documentati.
Vi preghiamo di trasmettere n. DDT ____________ e riferimenti di trasporto (CMR/AWB/PRO) a ____________.

Distinti saluti

Responsabile Contratti – ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________

Modello 3 — Sollecito con consegna parziale e cronoprogramma

Oggetto: Sollecito invio materiale e proposta parziale – Ordine n. ____________

Spett.le ____________,
considerato il ritardo sulla consegna dell’Ordine n. ____________ (scadenza ____________), vi chiediamo di spedire entro il ____________ un lotto prioritario pari a ____________ unità del materiale ____________, con consegna a ____________, e di trasmettere entro la stessa data un cronoprogramma vincolante per il saldo con termine finale al ____________.
Resta fermo l’obbligo di allegare DDT, certificazioni ____________ e packing list dettagliata.

Cordiali saluti

Supply Chain – ____________
E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 4 — Materiale digitale/documentazione tecnica (upload/PEC/SFTP)

Oggetto: Sollecito invio materiale digitale/documentazione – Progetto ____________

Spett.le ____________,
in relazione al Progetto ____________, risultano non pervenuti i seguenti materiali digitali: ____________ (versione/formato ____________). Al fine di rispettare le scadenze, vi chiediamo di effettuare l’upload entro il ____________ sul portale ____________ (area ____________) oppure inviare via PEC a ____________.
Si richiede conferma tecnica di ricezione (log/upload ID/hash/checksum) e, ove previsto, firma digitale sugli elaborati.

Cordialmente

PM/Ufficio Tecnico – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso diffida/risoluzione

Oggetto: Ultimo sollecito invio materiale – preavviso azioni contrattuali – Ordine n. ____________

Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, il materiale relativo all’Ordine n. ____________ (descrizione ____________, quantità ____________) non è stato consegnato entro il termine del ____________. Con la presente vi intimiamo di provvedere alla spedizione con consegna effettiva entro il ____________ presso ____________, trasmettendo entro oggi n. DDT e tracking.
Decorso inutilmente il termine, procederemo senza ulteriore avviso con diffida ad adempiere/risoluzione del contratto e richiesta di penali e risarcimento danni, come da patti. Restiamo in attesa di immediato riscontro operativo.

Distinti saluti

Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito di Invio Materiale Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di invio materiale Word.