Sollecito Risposta Pubblica Amministrazione – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito per risposta pubblica amministrazione è un documento formale attraverso il quale un cittadino o un’entità legale invoca un’attenzione da parte di un organo governativo o di una struttura amministrativa riguardo a una pratica o una richiesta precedentemente inoltrata e che non ha ancora ricevuto riscontro nel tempo atteso o entro i termini legali stabiliti. L’intento di questo tipo di comunicazione è ricordare all’ente pubblico i suoi doveri nei confronti del richiedente, enfatizzando l’importanza di una risposta celere in virtù di un diritto di cittadinanza o di legge che prevede che le amministrazioni debbano espletare i loro compiti entro determinate scadenze.

Come scrivere Sollecito risposta pubblica amministrazione

Il punto di partenza è individuare la natura della tua istanza e il procedimento applicabile, perché termini, canali e rimedi cambiano a seconda che tu abbia presentato una domanda amministrativa “classica” ai sensi della legge 241/1990, un accesso agli atti documentale, un accesso civico semplice o generalizzato ai sensi del d.lgs. 33/2013, una SCIA, una richiesta al SUAP o una domanda su portali tematici. Nei procedimenti avviati su istanza di parte la regola è che l’amministrazione concluda con un provvedimento espresso entro il termine indicato da legge o regolamento; se manca un termine specifico, vale quello generale fissato dall’ente (spesso 30 giorni) e, in ogni caso, deve essere certo e conoscibile. Quando si tratta di accesso documentale ex legge 241/1990, l’amministrazione deve rispondere entro trenta giorni; per l’accesso civico semplice e quello generalizzato il termine ordinario è anch’esso di trenta giorni, con eventuale sospensione se occorrono controinteressati. In alcune materie opera il silenzio-assenso per effetto dell’articolo 20 della legge 241/1990, salvo eccezioni espressamente escluse; in altre sopravvive il silenzio-rigetto o non si forma alcun provvedimento tacito, ragione per cui il sollecito deve richiamare il regime effettivamente applicabile al tuo caso.

Un sollecito efficace ricostruisce in modo lineare ciò che hai già fatto e che cosa attendi ora. Conviene indicare la data e il canale dell’istanza originaria, il numero di protocollo se già noto, l’oggetto sintetico della richiesta e il termine legale o regolamentare scaduto o in scadenza; è utile chiedere espressamente la conclusione del procedimento con provvedimento espresso oppure, nei procedimenti a esito tacito favorevole, la conferma della formazione del silenzio-assenso e il rilascio dell’attestazione utile a terzi. Se la tua è una richiesta di accesso, specifica se si tratta di accesso documentale, accesso civico semplice o generalizzato e indica il perimetro dei documenti, così da evitare che il silenzio venga giustificato con la vaghezza dell’oggetto. Il tono deve restare fermo e professionale, concentrato su termine, canale e risultato atteso; la forma preferibile è la PEC all’indirizzo istituzionale o, quando previsto, l’invio tramite il portale procedimentale con richiesta di protocollazione e ricevuta di presa in carico. Se il termine è spirato, il sollecito dovrebbe attivare gli snodi “interni” che la legge mette a disposizione per sbloccare l’inerzia. L’articolo 2, comma 9-bis, della legge 241/1990 consente di rivolgersi al titolare del potere sostitutivo dell’ente, chiedendo che concluda il procedimento in luogo dell’ufficio inadempiente entro un termine abbreviato; per l’accesso civico semplice o generalizzato, in caso di diniego o mancata risposta, puoi presentare richiesta di riesame al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, che deve pronunciarsi entro un termine breve e, se necessario, ordinare all’ufficio l’ostensione. Nel sollecito vale la pena preannunciare, con misura, l’attivazione di questi rimedi interni se l’ufficio non risponde entro la nuova data che assegni.

Quando anche questi passaggi non sortiscono effetto, la tutela giurisdizionale contro il silenzio diventa la via naturale. L’articolo 31 del codice del processo amministrativo consente di ricorrere al TAR per far accertare l’obbligo dell’amministrazione di provvedere e per ottenere una sentenza che ordini di concludere il procedimento entro un termine perentorio, con la possibile nomina di un commissario ad acta in caso di ulteriore inerzia; il ricorso per silenzio non richiede di discutere ancora il merito finale, ma solo l’obbligo di rispondere. In parallelo resta sempre la tutela risarcitoria per danno da ritardo di cui all’articolo 2-bis della legge 241/1990 quando si dimostra un pregiudizio concreto e attuale causato dall’inosservanza dei termini; è una strada che ha senso valutare quando l’inerzia ti ha fatto perdere opportunità o generato costi aggiuntivi, e che va impostata su prova puntuale del danno.

Sul piano operativo la qualità della prova fa spesso la differenza tra un sollecito che resta lettera morta e uno che sblocca la pratica. È prudente allegare al sollecito la copia dell’istanza originaria, le ricevute di protocollazione o invio, eventuali risposte interlocutorie come il preavviso di rigetto ex articolo 10-bis della legge 241/1990 e i documenti che mostrano l’urgenza (ad esempio scadenze di bandi o effetti su terzi). Se nella tua richiesta ci sono dati personali o informazioni riservate, chiedi formalmente che le comunicazioni avvengano su canali adeguati e che eventuali allegati siano protetti, ricordando che l’ente è titolare del trattamento e deve garantire sicurezza, integrità e minimizzazione dei dati. Nei procedimenti digitali conviene domandare il numero di pratica, l’indicazione del responsabile del procedimento e lo stato lavorazione, così da avere un referente e un quadro trasparente delle attività svolte.

Esistono infine alcuni accorgimenti che aumentano le probabilità di un riscontro utile senza irrigidire il rapporto. Chiedere un aggiornamento puntuale e proponibile, per esempio una finestra di dieci giorni per l’adozione del provvedimento o la calendarizzazione di una conferenza di servizi, aiuta a trasformare il silenzio in un’agenda. Offrire eventuali chiarimenti o integrazioni circoscritte riduce il rischio che l’ente giustifichi l’inerzia con la necessità di istruttoria supplementare; se sai che sono coinvolti controinteressati, domandare esplicitamente se sono state avviate le comunicazioni a loro carico evita sospensioni “nascoste” dei termini. Se l’amministrazione ti segnala un termine più lungo motivato da normativa speciale, chiedi che la proroga sia messa per iscritto con il nuovo termine certo, così da riprendere il conteggio su basi trasparenti.

Esempi di Sollecito risposta pubblica amministrazione

Ecco alcuni modelli di lettera di sollecito risposta Pubblica Amministrazione da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Procedimento avviato su istanza di parte (legge 241/1990)

Oggetto: Sollecito conclusione procedimento avviato con istanza del ____________ – prot. n. ____________

Spett.le ____________,
il/la sottoscritto/a ____________, CF ____________, con istanza presentata in data ____________ e protocollata al n. ____________, ha richiesto ____________. Decorso il termine di ____________ giorni previsto da ____________ (legge/regolamento/disciplinare: ____________), chiedo la conclusione del procedimento con provvedimento espresso o comunicazione motivata entro il ____________.
Ai sensi degli artt. 2 e 10-bis della legge 241/1990, domando l’indicazione del responsabile del procedimento e lo stato dell’istruttoria; resto disponibile per eventuali integrazioni. Si prega di rispondere via PEC a ____________.

Distinti saluti

Recapiti: ____________

Modello 2 — Accesso agli atti documentale (legge 241/1990)

Oggetto: Sollecito riscontro istanza di accesso agli atti del ____________ – prot. n. ____________

Spett.le ____________,
in data ____________ ho presentato istanza di accesso agli atti ai sensi degli artt. 22 ss. legge 241/1990, relativa a ____________, protocollata n. ____________. Trascorsi i 30 giorni previsti, sollecito il riscontro con indicazione di data e modalità di visione/estrazione copia ovvero motivato diniego/limitazione.
Qualora vi siano controinteressati, chiedo conferma dell’avvenuta comunicazione e dei relativi termini. Gradita risposta via PEC a ____________, entro il ____________.

Cordiali saluti

CF ____________ – Recapiti: ____________

Modello 3 — Accesso civico semplice o generalizzato (d.lgs. 33/2013 – FOIA)

Oggetto: Sollecito accesso civico (semplice/generalizzato) del ____________ – RPCT e riesame

Spett.le ____________,
con istanza del ____________ ho richiesto, ai sensi del d.lgs. 33/2013, l’accesso civico (semplice/generalizzato) ai seguenti dati/documenti: ____________. Non avendo ricevuto riscontro entro 30 giorni, sollecito la risposta ovvero l’indicazione puntuale delle ragioni ostative.
In mancanza di riscontro entro il ____________, la presente valga anche quale richiesta di riesame al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), ai sensi dell’art. 5, commi 7–9, d.lgs. 33/2013. Riscontro via PEC a ____________.

Distinti saluti

Recapiti: ____________

Modello 4 — SCIA/SUAP e procedimenti con silenzio-assenso

Oggetto: Sollecito esito/attestazione silenzio-assenso – pratica SCIA/SUAP prot. n. ____________

Spett.le ____________,
il/la sottoscritto/a ha presentato in data ____________ la SCIA/istanza SUAP per ____________, prot. n. ____________. Decorso il termine di legge/regolamento pari a ____________ giorni, chiedo conferma dell’assenza di motivi ostativi e il rilascio dell’attestazione di avvenuta formazione del silenzio-assenso ai sensi dell’art. 20 legge 241/1990, ovvero l’adozione del provvedimento espresso.
Urgenza motivata da ____________. Si richiede riscontro entro il ____________ alla PEC ____________.

Cordiali saluti

CF/P.IVA ____________ – Recapiti: ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con attivazione potere sostitutivo e preavviso ricorso per silenzio

Oggetto: Ultimo sollecito – attivazione potere sostitutivo ex art. 2, c. 9-bis, l. 241/1990 – prot. n. ____________

Al/Alla Titolare del potere sostitutivo di ____________,
il/la sottoscritto/a ____________ ha presentato in data ____________ l’istanza ____________ (prot. n. ____________), rimasta priva di provvedimento oltre il termine di conclusione fissato in ____________ giorni. Con la presente chiede la conclusione del procedimento in via sostitutiva entro il termine di ____________ giorni, ai sensi dell’art. 2, comma 9-bis, legge 241/1990, o in alternativa l’adozione di idoneo provvedimento espresso.
In difetto, sarò costretto/a a proporre ricorso avverso il silenzio ai sensi dell’art. 31 c.p.a., riservandomi ogni ulteriore tutela anche per danno da ritardo (art. 2-bis l. 241/1990). Riscontro via PEC a ____________.

Distinti saluti

Recapiti: ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito Risposta Pubblica Amministrazione Word

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